一、行文规则有哪些?

一是根据机关隶属关系和职责范围行文的原则；

二是授权行文的原则；

三是行文由办公部门、秘书部门统一处理的原则；

四是公文一般情况下不直接报送领导者个人的原则；

五是非特殊情况不得越级行文的原则；

六是同级机关可以联合行文的原则；

七是部门会签未经协商一致，不得各自行文原则；

八是向下级或本系统的重要行文，应同时抄送发文机关的直接上级的原则；

九是受双重领导的机关向上级机关行文时，应写明主送和抄送机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关的原则；

十是确有必要、注重效用的原则。

二、联合行文时有哪些要求？

联合行文的范围：同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间可以联合行文；同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府，政府与同级党委和军队机关，政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文，政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位等可以联合行文。

联合行文的排序：主办机关在前，按党、政、军、群的顺序排列。

联合行文的会签：一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件或传真件会签。

联合行文的发文字号：一般只标明主办机关的发文字号。

联合行文的用印：联合向上级行文时，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。但下行文发文机关都应加盖印章。

三、机关部门及内设机构有无权力向下级行文?

党委、政府机关的办公厅(室)可根据党委、政府的授权，向下级党委、政府行文。党委、政府机关的其他部门(包括议事协调机构)除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得对下一级党委、政府正式行文；如需行文，应报请本级党委，政府批转或由本级党委、政府办公厅(室)转发。因特殊情况确需向下一级党委、政府正式行文的，应当报经本级党委、政府批准，并在文中注明经党委、政府同意。

部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文的含义是：

部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关(包括本系统)制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

四、公文复制方面有何规定和要求?

复制上级机关的公文和资料，应经发文机关批准、授权或经本级机关负责人、办公厅(室)主任批准。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期、份数和分发范同；复印件如作为正式公文使用时，应加盖复印机关戳记或证明章。复制的公文与正式印发的公文同样管理。绝密级和注明不准翻印的公文、密码电报严禁翻印、复制。

五、退回公文如何处理？

当收到退回公文后，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况具体办理。如果是一般性公文格式的问题，只需重新修正后再报即可；如果是未经协商独自办理的公文，应按程序重新履行协商会签程序。取得一致意见或列明各方理据后再报。对内容改动较大或有实质性改动的公文，应送有关领导人重新审批签发。修改后的公文仍可用原编文号，但必须将原印发件作作废处理。

六、“报告”与“请示”类公文如何区别使用？

“报告”与“请示”都是上行文。“报告”是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答问题或报送文件、物件的公文；“请示”是指下级向上级请求批准或指示时使用的公文。两者的区别主要表现在：

一是作用不同。“报告”的作用是向上级提供情况、建议，供上级部门决策、审议时参考；而“请示”则是向上级陈述要求、想法，请上级批准、指示或解决。“报告”上级可以不答复，而“请示”上级必须给予回复。

二是使用时间不同。“报告”通常是事后写作，而“请示”则是事前完成。“报告”是对以前工作、情况的总结、回顾，“请示”则是对以后工作向上级提出要求和请示，请示不能事后行文、先斩后奏。

三是结尾形式不同。“报告”的结尾常用形式有：“以上报告，请审议”、“特此报告”、“专此报告”、“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等。“请示”的结尾往往有“以上请示当否，请批复”、“以上请求可否，请指示”、“以上办法可否，请批示”等。另外，“请示”还应在附注处注明联系人的姓名和电话号码。

四是内容容量不同。“报告”内容可以是面面俱到，也可以是专项内容，同时不得夹带请示事项；而“请示”必须是“一文一事”，也不能多头主送、越级主送和下发。

七、“意见”文种如何使用?

“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示类公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出明确答复或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确意见的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

八、“函”件有无效力?

“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。机关部门在以“函的形式”商洽工作、询问和答复问题、审批事项时，“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

九、“命令”、“决定”和“通报”用于奖励时如何区分？

“命令”、“决定”和“通报”用于奖励时，应当依据法律的规定和职权范围，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。

十、上行公文上报数量应为多少？

上行公文上报的数量应根据公文内容和工作需要确定，通常情况下，法规类“请示”45份，其他“请示”l5份，“报告”20份，“简报”15份。

十一、下行公文制发发生错误后，如何处理？“更正”条如何书写？

公文制发是一件十分严肃的工作，必须认真仔细办理，下行公文在制发过程中一旦发现错误，应立即暂停制发工作，查找原因后，再按公文制发程序正常运转。对已经发下去的错误公文，应视错误类型和严重程度，采取电话通知停止执行、收回处理或由各收文单位自行销毁处理等方式办理。如需重印下发的公文，可在其正确文本上加贴“更正”条，内容如下：

十二、公文成文时间、印发时间和生效时间有何区别？

公文成文时间是指会议通过或领导人签发公文的时间，公文的落款鉴印应以签发时间为准。联合行文的成文时间以最后一位领导人的签字时间为准，不以身份最高的领导人签字时间为准。

公文的印发时间是指公文印发运转的时间，一般要晚于成文时间。

而公文的生效时间是指公文内容中除有特别规定外，应以签发时间为准。公文中特别规定的生效时间主要是一些政策规定从制定到下发再到实施需要一个准备时间，而在公文内容中加以注明，如“本条例于200X年X月X日起施行”。

十三、正式公文中如何引用其他公文?

在正式公文中引用其他公文一要完整，二要准确，三要全面。

完整：所引公文的发文时间、发文机关、公文标题和公文文号缺一不可。如“根据2000年8月24日《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发〔2000〕23号）精神…”。在同一公文中重复引用时可作必要的省略。

准确：所引公文必须与原文完全吻合，不能有误差。

全面：所引公文内容必须语义完整、全面，顺序正确，不能断章取义。

十四、“主要领导人”的含义是什么?

“主要领导人”是指各级党政机关的正职或主持工作的负责人。以本机关名义制发的上行文应由“主要领导人”签发；下行文或平行文由“主要领导人”或其授权的其他领导人签发。

十五、保密期限具体的规定内容有哪些？

国家秘密的保密期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在1年以上的，以年计；保密期限在1年以内的，以月计。

标有密级的公文公开发布后，原公文即行解密。

十六、公文中使用姓名、职务、地名、机关称谓应注意什么？

公文中使用姓名、职务、地名、机关称谓应注意准确、无误和规范。姓名不能用手写简化字代替，异形字应造字标识；职务应以组织人事部门正式行文公布的为准，职务中为副职的“副”字不能省略；地名、机关名称要写全称，用简称时，必须使用规范的简称，不能“望文生义”、自编简称。

十七、领导人“圈阅”是否具有效力?

领导人审签公文应签署明确意见，并写上姓名和时间；对领导人圈阅的公文，则视为同意，并按程序办理，具有效力。

十八、领导签发公文用笔应注意什么?

领导人签发公文应用蓝色、黑色墨水，一般不用圆珠笔，不要使用铅笔。

十九、公文被撤销与公文被废止，在效力上有何不同？

公文被撤销，视作自始不产生效力，即自发文之日起就不生效；公文废止，视作自废止之日起不产生效力。

二十、公文中汉字、外文、标点、计量单位、数字、括号等用法的具体要求有哪些?

 (一)汉字：公务文书中汉字必须以1988年3月由国家语言文字工作委员会和新闻出版署联合发布的《现代汉字通用字表》为准。不得使用繁体字、异体字、旧印刷字形和已废止的《第二次汉字简化方案(草案)》中的简化字以及各类自造字、错别字。

 (二)外文：公文中通常情况下不使用外文，一些特殊情况如法定计量单位符号，国际技术标准符号、国际组织英文简称等可使用外文字母代替。外国人名、地名等应使用汉语译音，必要时可在译音后括号内加外文。

 (三)标点：公文中的标点应符合1951年中央人民政府出版总署公布的《标点符号使用法》的规定。

 (四)计量单位：公文中的计量单位一律使用国家法定的标准计量单位，按照《中华人民共和国法定计量单位使用方法》的规定使用。

 (五)数字：公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语、缩略语、概数等必须使用汉字外，其他数字应使用阿拉伯数字。

 (六)括号：公文中的括号应用主要有：旁注、解释、说明、简化等，凡行文能直接表达清楚的词语，尽量不使用括号。发文字号的括号是六角括号，而非圆括号和平括号。

二十一、发文与发电在格式上有何不同?

作为公文的电报分密码电报、密传电报和内部传真电报。其与公文的格式不同点主要有：

一是不管是上行电报还是下行电报，均应标注签发人；

二是电报作为公文由制发机关落款即生效，无需盖印，一些内部电报可使用“发电专用章”；

三是电报的成文日期以发出电报的日期为准。

 

 

----摘自《党政机关办文办会办事指南（新编）》