1．含义

    在进出口业务中，交易磋商，确认成交是一个十分重要的环节。磋商有两种，一是口头磋商，一是书面磋商。

    书面磋商是以外贸信函的形式表现的，是指双方通过信函、电报、电传等书面形式来洽谈交易。

    2．写作格式

    外贸信函在写作格式上一般由七个部分组成，即：信头、行文对象、事由、正文、祝颂语、落款、附件。

    （1）信头

    信头包括发函公司的名称、地址、电报挂号、电传号码以及发文字号。一般公司都用印有信头的专用发函纸。

    （2）行文对象

    行文对象是指信函的受文者，函件发给的公司、商号、店主、经理等。如“英国××公司”。如果写给负责人，要在公司名称和对方名字之后加官衔或职务，或者依照习惯可接着写上“台览”、“惠览”、“雅鉴”等敬词。

    （3）事由

    业务函件，写信人为了让收信人一见便知道内容，往往以“事由”的形式把内容要点标出来。这样可省时间，便于工作。

    （4）正文

    正文一般由三部分组成。即：开头、主体、结尾。

    开头大致有两种写法：

    ①开门见山，直述发函意图。

    ②对客户作自我介绍或引述对方来函。比如：“我公司专营×××”，或“贵公司×月×日来函收悉”等等。

    主体是信函的中心内容，主要阐明发函者的意见、目的、意图。文字要简明，事由要讲清楚，力求有理有据，有分寸，使对方能够接受。作者应依内容的多寡，或分段写，或分条列项，确保条理清楚。

    （5）结尾

    外贸业务函件的结尾务必简洁，往往用一两句表示希望回信或提出与本函件的主旨有关的要求。结尾是点睛之处，特别要写好。

    （6）祝颂语

    祝颂语分两部分，祝颂语写于正文结尾的下面。前部写于正文的中部，后部另起行，顶格书写。如“谨视商安”“谨祝”写于正文中部，“商安”另起行，顶格书写。

    （7）落款

    落款写明发函单位名称，如“××公司”。如有负责人签字，须注明职衔，年、月、日要写全。

    （8）附件

    随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等，都可作为附件处理。